Некоторые компании все еще используют бумажные рабочие процессы. В чем причина того, что безбумажная система, которая, как предполагается, имеет свои достоинства, не развивается? Неужели пожилые сотрудники просто уклоняются от изучения новых вещей и придерживаются знакомого рабочего процесса, который они практиковали целую вечность? Это правда, что существует недопонимание из-за ошибочного представления о безбумажных системах, но существует также практическая проблема, заключающаяся в том, что бремя компьютеризации перевешивает преимущества компьютеризации и поэтому не может быть реализовано. В этом разделе мы рассмотрим типичные проблемы и их причины, а также рассмотрим практические решения для безбумажных систем.

Вызов 1: Непонимание того, что безбумажная работа - это возможности (автоматизированная с помощью OCR-сканирования и рабочих процессов)

Вызов

Самое большое преимущество оцифровки заключается в том, что она делает документы гораздо более доступными для поиска.

Если вы ищете определенный лист бумаги в стопке из сотен документов, вам нужно будет просмотреть каждый лист бумаги, но вы можете выполнить поиск электронных данных за секунду. Однако простое сохранение отсканированных данных не делает эти электронные данные полезными. Поскольку отсканированные данные обычно представляют собой просто изображение, ключевая информация (например, номер счета или Дата выдачи) должна использоваться в качестве имен файлов, расшифровок или ввода данных, чтобы сделать ее текстовой, чтобы поиск был успешным. Некоторые компании неохотно делают это, потому что обычно это приходится делать вручную, а на корректуру и проверку уходит время и деньги. Однако все эти шаги не обязательно выполнять вручную.

Грамотно используя механизм автоматизации, можно оцифровывать данные без каких-либо проблем.

Решение

Процесс оцифровки бумаги, безусловно, громоздок, но вам не обязательно делать все это вручную.

Например:

1. Отсканируйте бумажный счет-фактуру

2. Извлеките номер счета-фактуры и дату счета-фактуры из документа и

3. Сохраните его как имя файла в папке на общем сервере.

Комбинируя МФУ Kyocera с ECM, шаги 2 и 3 можно полностью автоматизировать. Используя OCR (оптическую систему извлечения символов) для сканирования результатов сканирования многофункциональных устройств, необходимая информация может быть извлечена в виде текста из содержимого документа. С высокой точностью можно считывать не только печатные материалы, но и рукописные символы. Поскольку вы можете свободно устанавливать, что читать в зависимости от типа документа, его можно использовать для всех видов работ, таких как "имя сотрудника в случае трудового договора" и "адрес и адрес доставки в случае накладной". Вы также можете задать имя файла и автоматически сохранить его после сканирования.

Автоматизация рабочего процесса - одна из лучших функций ECM, и речь идет не только о сохранении файлов, но и об отправке документов следующему лицу для утверждения, а затем о предоставлении обратной связи заявителю после получения одобрения. Это сочетание многофункциональных устройств и ECM кардинально изменит ваш бизнес. Вы можете пользоваться преимуществами оцифровки, не обращая особого внимания на ручной труд.

Вызов 2: Неполное понимание того, что электронные данные легко фальсифицируются и утекают

Вызов

Обычные электронные данные, которе есть в документообороте любой компании, без мер безопасности относительно легко подделать, и трудно оставить следы, даже если имеет место мошенничество. Кроме того, если вы используете персональный компьютер или USB-накопитель, вы можете носить с собой много данных, поэтому ущерб будет больше, если вы их потеряете. Кроме того, страх утечки информации из-за взлома также сочетается с представлением о том, что электронные данные легко подделать и могут произойти несчастные случаи с утечкой.

Когда мы слышим об утечке информации, мы склонны думать о кибератаках извне, но на самом деле это наиболее распространенный путь утечки информации изнутри. Что касается мер противодействия утечке и фальсификации, то электронные данные действительно могут достичь более высокого уровня при меньших затратах.

Решение

Цифровые данные могут показаться более простыми для злонамеренных манипуляций, чем бумага.

Например, кажется, что проще изменить сумму в Excel, чем изменить сумму в квитанции, сделанной под копирку, потому что вам не нужно подделывать свой почерк, верно? Однако на практике данные, управляемые ECM, имеют историю доступа, которая позволяет легко увидеть, кто к каким документам обращался и когда.

Управление версиями также дает вам представление о том, кто редактировал последнюю версию файла, и о процессе его редактирования — где и как он был изменен. Кроме того, вы можете утащить бумагу так, чтобы ее нельзя было найти, но электронные данные - нет. Вы можете ограничить доступ к папкам и файлам, чтобы посторонние лица не могли получить доступ к конфиденциальной информации, а также запретить пользователям загружать или печатать определенные типы документов. Кроме того, даже если изъятый вами персональный компьютер потерян, вы можете предотвратить его просмотр третьими лицами, зашифровав электронные данные, но вы не можете управлять им с помощью бумаги.

Вызов 3: Непонимание того, что меры BCP могут быть реализованы в бумажных операциях

Вызов

Меры BCP называются планами обеспечения непрерывности бизнеса, и они предназначены для минимизации ущерба активам и позволяют предприятиям продолжать или быстро восстанавливаться перед лицом непредвиденных обстоятельств, таких как стихийные бедствия и аварии.

Перед лицом пандемии коронавируса компании, которые считали, что меры BCP были достаточными с точки зрения таких мер, как "обеспечение безопасности средств экстренной связи" и "копирование и хранение важных документов", сочли эти меры недостаточными. Работа на бумажном носителе не подходит для удаленной работы, поскольку это рабочий процесс, требующий, чтобы сотрудники приходили на работу.

Некоторым компаниям может быть трудно полностью оцифровать свой бизнес, поскольку некоторые из них по закону обязаны обрабатывать документы в натуральной форме, но по-прежнему важно максимально продвигать безбумажные операции с точки зрения мер BCP.

Решение

Диверсификация и мультиплексирование важны для обеспечения непрерывности бизнеса в случае внезапной чрезвычайной ситуации.

"Диверсификация" - это идея о том, что бизнес не сосредоточен в одном месте, и что даже если одно место пострадает от катастрофы, другие базы покроют его. Учитывая, что так много людей уже работают удаленно, вы, вероятно, понимаете ценность децентрализации. В частности, в случае децентрализации, если документы и данные управляются отдельно в каждом месте, оперативная эффективность будет низкой. Нам нужен механизм для хранения данных в одном месте, даже если мы работаем в разных местах. ECM - это идеальная платформа для интеграции различных источников данных. Поскольку легко работать с ERP, CRM и т. Д., Можно создать среду, которая может получать доступ к централизованно управляемой базе данных, освобождая место для работы из офиса.

Далее, "мультиплексирование" означает резервное копирование данных, и это механизм для продолжения работы путем восстановления копии при возникновении проблемы. Если вы создаете резервную копию самого документа, вам потребуется в два раза больше места для хранения, и его будет трудно скопировать. Однако, если у вас есть ECM, встроенный в облако, вы можете легко разместить реплики в центрах обработки данных, расположенных в разных местах. Безбумажная работа на основе ECM станет очень эффективной мерой против BCP для удаленной работы.