Офисные работники зачастую обрабатывают широкий спектр деловых документов, поэтому необходимо срочно пересмотреть управление документами и связанные с ними операции. В бизнесе управление документами - это управление потоком документов от создания до хранения и удаления.

В зависимости от типа и содержания документа, некоторые документы по закону должны храниться в течение нескольких лет, а не на уровне памятки, где их можно утилизировать сразу после использования. Правильно сортируя и классифицируя эти товары и делая их доступными в любое время, мы можем рассчитывать на повышение эффективности бизнеса. Однако, хотя некоторые компании используют структурированные данные, такие как CRM и ERP, многие по-прежнему не могут эффективно использовать неструктурированные данные, такие как документы и контент, разбросанные на внутренних серверах и облачных хранилищах.

Вызов 1: Поиск файлов занимает большое количество времени (более быстрый и простой поиск с индексацией документов)

Вызов

У вас когда-нибудь возникали проблемы с поиском файла, который вы создали?

В целом, около 30% рабочего времени белых воротничков тратится на поиск информации. Как мы все понимаем, если вы сделаете грубую классификацию, вы не сможете эффективно использовать документы. Поэтому многие люди используют различные методы, такие как осмысленное присвоение имен папкам и файлам, группирование их по типу и хранение в хронологическом порядке. Однако есть довольно много людей, которые сталкивались с тем, что не могли найти файл, когда он им нужен. В такой ситуации оказываются даже персональные компьютеры, поэтому, если к общему серверу обращаются несколько сотрудников, сложность становится еще больше. Управление документами в компании, вероятно, будет становиться все более запутанным, поскольку нежелательный контент продолжает сохраняться без удаления, а серверы разбросаны по отделам.

Решение

Как вы управляете своими файлами, чтобы облегчить поиск деловых документов?

Если вы используете общий общий сервер или онлайн-хранилище, вы можете сортировать только папки или давать им описательные имена файлов.

Однако с помощью ECM вы можете помечать информацию так, как если бы это была заметка на документе, что делает ее более доступной для поиска.

Например, если вы управляете счетами и в качестве свойств документа у вас есть такая информация, как Номер счета, Компания, Платежный адрес, Номер телефона и Дата выдачи, вы можете использовать ее в качестве ключа для упрощения поиска. Вы также можете установить эту информацию тега для данных изображения и аудиофайлов.

Например, вы можете управлять фотографиями объектов недвижимости по идентификатору объекта, а также управлять записанными данными встреч, связывая их со сделками. Управление версиями также позволяет легко увидеть, какие из них являются актуальными, даже если они неоднократно обновлялись.

Благодаря этим возможностям поиска, специфичным для ECM, агенты могут быстро находить нужные документы и данные, когда им это нужно.

Вызов 2: Сотрудник создает документы с аналогичным содержанием много раз (похожие документы легко найти с помощью поиска в файле).

Вызов

Я хочу сделать предложение, используя данные, которые я где-то видел, но я не знаю, где они находятся и кто их сделал, поэтому в итоге я сделал его с нуля.

Вы когда-нибудь испытывали это? Нет ничего более расточительного, чем изготовление подобных материалов с нуля. Возможность поиска информации на общих серверах и в онлайн-хранилище ограничена, поэтому существует проблема, связанная с тем, что данные, созданные в прошлом, не могут быть использованы в полной мере. Поэтому многие компании использовали аналоговые методы, такие как встречи по обмену информацией и регулярные встречи, чтобы компенсировать неудобства. Но если мы не изменим наши неэффективные способы использования памяти, будет трудно повысить производительность и эффективность работы.

Решение

Многие компании хранят файлы на общих серверах или в онлайн-хранилище для обмена информацией между сотрудниками.

Однако, если это документ, созданный вами, вы его не знаете, и вам трудно найти нужную информацию в документах, созданных другими пользователями. По сути, вы не знаете содержимого файла, пока не откроете его, и трудно угадать его содержимое по иерархии папок или имени файла.

Однако ECM может предоставлять свойства файла, называемые метаданными, которые описывают, какие данные содержит файл, что упрощает поиск документов, созданных кем угодно. Например, если вы выполняете поиск по названию продукта и ключевому слову "предложение", вы можете получить данные о предложении, созданные кем-то из отдела продаж в прошлом. Эта функция расширенного поиска может использоваться в различных бизнес-ситуациях, например, при поиске шаблонов контрактов и при создании материалов для совещаний, и может в значительной степени способствовать повышению производительности труда сотрудников.

Вызов 3: Удаление документов по одному утомительно (установите время для автоматического уничтожения).

Вызов

Правильно ли ваша компания утилизирует или удаляет деловые документы, которые больше не нужны?

В бизнесе каждый день создается много документов, но если вы просто продолжаете накапливать их в хаотичном порядке, вы не можете рассчитывать на повышение эффективности. Кроме того, документы, которые больше не нужны, должны быть надлежащим образом удалены в нужное время, иначе возникают различные риски.

Например, конфиденциальные данные, такие как Личный номер сотрудника и результаты медицинского обследования, должны быть удалены, когда сотрудник покидает компанию, а конфиденциальная информация и материалы, полученные от клиента, должны быть удалены по истечении срока действия контракта с клиентом. Если вы не проводите регулярную инвентаризацию документов, срок действия которых истек, ваш сервер будет переполнен ненужными данными.

Решение

Документы, которые больше не выполняют свою роль, или архивы, срок действия которых истек, должны быть уничтожены или удалены в обязательном порядке, но делать это вручную может быть утомительно.

Преимущество ECM заключается в том, что весь жизненный цикл документа, от создания до размещения, может управляться и автоматизироваться для каждой части контента. Например, вы можете установить дату истечения срока действия документа и автоматически удалять его по достижении этой даты, или вы можете включить его в рабочий процесс для автоматического удаления данных о сотруднике после завершения процесса увольнения. Оставляя систему выполнять утомительную работу по инвентаризации и удалению документов, особенно тех, срок хранения которых истек, вы избавляетесь от лишних хлопот. Если вас беспокоит "автоматическое удаление системой", вы можете отправить электронное письмо, чтобы уведомить ответственное лицо о том, что пришло время удалить его, а затем подтвердить содержимое и удалить его после утверждения.