В настоящее время компании ускоряют внедрение этой системы в качестве меры против распространения нового коронавируса. Есть ли у вас интеллектуальная удаленная рабочая система?

Существующие рабочие процессы и механизмы обмена информацией часто строятся на предпосылке, что вовлеченные в них люди работают в компании, и простое изменение рабочей среды на удаленную может фактически снизить производительность.

Вызов 1: Внутреннее утверждение занимает больше времени (электронное утверждение ускоряет процесс утверждения).

Вызов

С тех пор как вы начали работать удаленно, считаете ли вы, что ваши рабочие процессы подачи заявок и утверждения заняли больше времени?

Когда вы работаете в офисе, у вас есть возможность встретиться с вовлеченными людьми, чтобы получить их одобрение, но удаленная работа усложняет это. Медленное принятие решений может повлиять на клиентские транзакции. Таким образом, несмотря на то, что большая часть работы может выполняться удаленно, некоторые сотрудники могут быть вынуждены приходить на работу только для того, чтобы получить одобрение.

Если вы проверите расписание своего босса и сделаете все возможное, чтобы скорректировать свой рабочий день, вы будете менее продуктивны, чем когда были на работе.

Решение

Если в заявке задействовано много утверждающих или если этапы сложны, время затрачивается только на внутреннюю координацию. Самое большое узкое место, которое делает ваш бизнес менее продуктивным, - это доставка, или "поток", между этапами. Автоматизируя этот рабочий процесс, ECM может значительно сократить время утверждения.

В частности, когда создается приложение, зарегистрированный утверждающий идентифицируется на основе содержимого, и приложение автоматически передается, как эстафетная палочка. После утверждения всеми заинтересованными сторонами он сохраняется в виде электронных данных в указанной папке. Например, если это такой документ, как смета или счет-фактура, он будет зарегистрирован как свидетельство межбанковской транзакции.

Кандидаты не только могут быть избавлены от неэффективности, такой как выяснение того, кто является утверждающим лицом в каждом конкретном случае, или беготня по компании, пытаясь найти утверждающего, но они также могут быстро завершить процесс утверждения.

Вызов 2: Трудности с обменом информацией (управление версиями и предотвращение регрессии).

Вызов

Большинство компаний используют общие серверы или онлайн-хранилища для обмена информацией о внутренних документах. В настоящее время разве это не работает как "Копирование данных с сервера на ваш компьютер и загрузка их после редактирования"?

Если вы копируете файлы таким образом, вы можете случайно перезаписать последний файл или потерять информацию о том, какой из них является последней версией. Риск регрессии особенно высок, когда над документом совместно работают несколько человек.

Если документ, над созданием которого вы так усердно работали, исчезает или редактируется напрасно, вы не только теряете продуктивность, но и мотивацию.

Решение

ECM обеспечивает управление версиями и защиту документов для централизованного управления различными деловыми документами.

Одной из таких функций является функция регистрации заезда/отъезда. Например, если команда совместно работает над одним документом, файл будет извлечен, когда кто-то получит доступ к документу. Эта функция защищает документ, блокируя обновление файла документа, так что только A имеет разрешение на редактирование. Когда вы закончите редактирование, проверка разблокирует файл и обновит его. Когда вы получаете доступ к документу, который кто-то проверил, он открывается только для чтения, чтобы вы случайно не перезаписали чужие правки.

ECM также автоматически сохраняет историю обновлений, удалений и других изменений, чтобы предотвратить случайную потерю документов.

Это освобождает вас от утомительной задачи развертывания ECM, поиска последних документов и их переработки с неправильными удалениями.

Вызов 3: Эффективно работать в сетевой среде, отличной от офисной. (Достаточно доступа к единой базе данных)

Вызов

В офисе существуют различные типы данных, но они часто управляются в разных базах данных в зависимости от объекта управления и бизнес-потока.

Например, история заказов по клиентам - это CRM, информация о сделках и история контактов - это Salesforce, а контракты и счета-фактуры копируются бухгалтерией на файловый сервер. Хотя распространение информации может быть неудобным в офисе, это может значительно снизить производительность, особенно в условиях удаленной работы.

Решение

Например, если бы продавцы, которые ежедневно используют Salesforce, имели прямой доступ к таким документам, как история прошлых заказов и "контракт, счет", с одного экрана, разве они не были бы значительно более продуктивными? ECM может использоваться независимо и может быть связан с основными системами, такими как ERP, CRM и SCM.

Управляя данными на единой платформе, вы можете избавиться от непроизводительной работы по поиску связанных документов в разрозненных базах данных.