Как мы это делаем?

В настоящее время компании ускоряют внедрение этой системы в качестве меры против распространения нового коронавируса. Есть ли у вас интеллектуальная удаленная рабочая система? Существующие рабочие процессы и механизмы обмена информацией часто строятся на предпосылке, что вовлеченные в них люди работают в компании, и простое изменение рабочей среды на удаленную может фактически снизить производительность.

Как вы выбираете решение ECM, которое подходит вашему бизнесу?

Существуют различные ECM, и большинство из них оснащены функциями, необходимыми для управления документами, такими как "управление рабочими процессами" и "функция поиска" в стандартной комплектации.

Однако существует ряд проблем с удобством использования и настраиваемостью, которые затрудняют выбор решения ECM.

Почему существует такая разница?

Это потому, что каждое решение ECM имеет свою концепцию. Неудивительно, что инструменты, предназначенные для обеспечения эффективного управления документооборотом в десятках тысяч организаций, обладают иной функциональностью, чем инструменты, предназначенные для повышения производительности малого бизнеса.

Итак, какие решения ECM вы считаете подходящими?

Чтобы выяснить это, нам сначала нужно определить бизнес-задачи вашей компании.

• Какие бизнес-задачи должна решать ваша компания?

• "Застойные и громоздкие рабочие процессы, такие как внутренние утверждения и обработка платежей"?

• Речь идет о "повышении производительности даже при удаленной работе"?

Только тогда, когда вы правильно определяете свои проблемы и выбираете правильный продукт, решение ECM действительно окупается. Kyocera выявляет бизнес-проблемы на местах и предлагает оптимальные решения с помощью обзоров текущей деловой активности.

Обзор текущего бизнеса

Цель: Выявление проблем клиентов, связанных с управлением документами

На выходе: Отчет об исследовании

Ключом к успеху в улучшении бизнеса является понимание истинных проблем и причин, объективно оценивая текущую ситуацию.

Возможно, у вас уже есть некоторое представление о том, что не так и как это исправить, когда вы обратитесь в нашу компанию.

Однако, основываясь на нашем многолетнем опыте предоставления комплексных решений для офисных документов, мы выявляем проблемы, о которых наши клиенты не знают.

Например, "ринги", который известен как внутренний документ. Оцифровка упрощает поиск, просмотр и совместное использование, чем бумажное хранилище, но простого перехода на безбумажный формат недостаточно.

Дальнейшие усовершенствования, такие как внедрение электронных платежей для изменения процесса утверждения, также сократят время и усилия, связанные с платежами. Специализированные консультанты определят оперативные улучшения, связанные с управлением документами.

Предложение

Цель: Предложить конкретные методы и сроки решения проблемы

На выходе: Предложения по улучшению бизнеса

Основываясь на результатах текущих бизнес-опросов и интервью, мы предлагаем конкретные и вполне осуществимые планы по решению проблем и проблем клиентов.

В дополнение к плану мы также предоставим вам смету расходов и приблизительный график.

Для клиентов, которые хотят начать с малого:

Для клиентов, которые хотят оцифровать рабочий процесс утверждения в конкретном бизнес-подразделении или которые хотят поэкспериментировать с ECM во внутреннем отделе, мы можем предложить упакованные продукты, которые могут быть внедрены из небольшого количества.

Линейка нашей компании включает в себя решение, которое моделирует рабочие процессы, широко используемые во многих компаниях, и доступно с небольшими изменениями.

Идеально подходит для клиентов, которые хотят минимального запуска и быстрого запуска.

Для Корпоративных Клиентов:

Для клиентов, которые хотят "Более строгий контроль уставных деловых документов и контроль жизненного цикла документов" или “связь с основными системами, такими как SAP”, мы предлагаем комплексные решения, которые включают поддержку операционных операций, таких как услуги аутсорсинга бизнес-процессов (BPO), в дополнение к развертыванию системы.

Определение требований / Детальный проект

Цель: Определите задачи, документы и правила, которыми должен управлять ECM, и обобщите требования и спецификации, подлежащие систематизации.

На выходе: Определение требований

Для Корпоративных Клиентов:

Для клиентов, которые хотят "Более строгий контроль уставных деловых документов и контроль жизненного цикла документов" или “связь с основными системами, такими как SAP”, операции, такие как услуги аутсорсинга бизнес-процессов (BPO) в дополнение к развертыванию системы.

Одним из преимуществ ECM является то, что документы могут быть легко извлечены, но простой сбор и хранение внутренних документов не обеспечивает высокой возможности поиска.

Например, вы не сможете выполнить поиск "счета-фактуры", используемого в бухгалтерском учете, если дата, номер счета-фактуры, платежный адрес и другая информация не будут оцифрованы. Отделы продаж имеют множество документов, от структурированных данных, таких как контракты и заказы на поставку (форматированные документы), до неструктурированных данных, таких как предложения и протоколы, связанные с деятельностью по продажам (документы, которые не имеют фиксированного формата и создаются свободно). В некоторых случаях могут поступать запросы на управление записями телефонных разговоров на индивидуальной основе.

Существует множество правил, процедур и других вещей, о которых вам нужно подумать, прежде чем вы сможете использовать свои данные для своего бизнеса. Чем крупнее проект, тем больше отделов и людей задействовано, а также тем большим количеством документов и форматов файлов вам нужно управлять.

Эти моменты обобщаются с профессиональной точки зрения, и продвигается детальный дизайн.

Развертывание

Цель: Развертывание и настройка для использования сотрудниками

На выходе: Детальная проектная документация

Основываясь на определении требований и детальном проектировании, мы приступим к реализации, чтобы воплотить запрос клиента в реальность.

На заключительном этапе внедрения мы проведем приемочный тест в основном для пользователей, которые действительно используют систему, чтобы проверить удобство использования. Поступая таким образом, мы стремимся поставлять продукты, которые действительно удовлетворяют наших клиентов. Кроме того, в случае внесения изменений в определение требований в качестве результатов будут представлены подробные проектные документы, отражающие изменения.

Последующая деятельность/ Оперативная поддержка

Цель: Помогите вашему ECM-решению продолжать приносить результаты

На выходе: -

После внедрения решения мы продолжим поддерживать работу в качестве партнера-клиента, предоставляя отчеты об улучшении бизнеса и проводя разборы полетов.

Мы будем отслеживать и проверять прогресс в улучшении на регулярной основе, и если мы обнаружим какие-либо новые проблемы, мы предоставим дополнительные предложения по улучшению. Кроме того, если вы обеспокоены нехваткой операционных ресурсов, мы предложим гибкую послепродажную поддержку, такую как услуги BPO (аутсорсинг бизнес-процессов).