Безбумажный документооборот – это экологично!
"Стать безбумажным офисом является желаемой целью для большинства организаций. Это позволит значительно ускорить бизнес-процессы, сократить потребление бумаги и сэкономить до 2% от выручки компании, а также защитить окружающую среду."
В основе системы управления печатью любой компании лежат не только технические решения, но и базовые философские понятия, которые компания Kyocera выбрала в качестве своего девиза много лет назад: экологичность, экономичность и системность.
Принтеры и МФУ, созданные по концепции ECOSYS создают меньше отходов и имеют самые низкие затраты на печать по сравнению с аналогичными.
Мы были первыми, кто разработал систему, при которой расходным материалом в печатающей технике является только тонер-картридж, а все долговечные детали встроены в аппарат, что значительно снижает воздействие на окружающую среду при его замене и минимизирует эксплуатационные расходы. А инновационные технологии, применяемые при разработке наших печатающих устройств, обеспечивают легкую интеграцию с информационными сетями.
И сегодня настало время сделать следующий шаг к инновационной системе документооборота, еще более экономичной и экологичной.
Компания KYOCERA Digital Solutions предлагает готовые решения для перехода на практически полностью безбумажный документооборот, что позволит нашим заказчикам стать еще более мобильными и конкурентными на современном рынке.
Какие могут быть цели у подобного проекта?
Экономия времени на обработку информации.
Время – деньги, а безбумажный подход позволяет сэкономить ценный ресурс.
Экономия места на хранение бумажных оригиналов документов.
Цифровое хранилище решает подобные задачи.
Экономия затрат на печать в компании.
Повышение мобильности.
Переход на цифровые технологии позволяет стереть границы и забыть о расстоянии.
Повышение безопасности управления данными.
Перейдя на безбумажный документооборт вы каждый день можете делать мир лучше.
Напишите нам и мы предоставим вам готовое решение
Методика внедрения
Когда мы говорим о внедрении безбумажного документооброта, то в качестве цели чаще всего указывается будущая экономия на печати.
Однако, наш опыт показывает, что это далеко не единственная и, скорее всего, даже не главная цель таких проектов. Гораздо более ценным результатом может оказаться повышение эффективности работы компании и уменьшение негативного воздействия возможных рисков, которые всегда сопровождают работу с документами.
Например, эффективность компании может повыситься за счет увеличения скорости обработки документов, использовании меньшего числа сотрудников для существующего объема работ, снижения количества рутинных, но не бесплатных операций. Также, на эффективность существенно влияет повышение прозрачности всех процессов и усиление контроля за их исполнением, что всегда происходит при работе в системах электронного документооборота.
Снижение рисков обычно связано с уменьшением количества ошибок, возникающих при работе с документами. Это происходит за счет использования разнообразных предустановленных шаблонов, систем проверки данных и автоматического напоминания обо всех обязательных событиях и необходимых действиях.
Внедрение в компании полностью безбумажного документооборота является достаточно комплексным решением. По сути, главной задачей подобного проекта является не просто отход от использования бумаги, а максимальный перевод существующих бизнес-процессов в компании в цифровой вид. По этой причине до начала проекта достаточно трудно даже приблизительно описать его будущие рамки.
В зависимости от сферы деятельности заказчика проектные работы могут затрагивать самые различные области документооборота. В одних случаях основные бумажные потоки образуют бухгалтерские документы и потребуется развертывание финансового архива и настройка работы с ЭДО. В других случаях в компании может быть большой объем внутренней бумажной документации, что потребует внедрение кадрового и управленческого электронного документооборота.
Такая неопределеность на старте требует глубокого понимания бизнеса заказчика,
что достигается через правильно организованый предварительный аудит.
Еще одной особенностью подобных проектов является необходимость серьезных организационных мероприятий. С точки зрения законодательства в России уже созданы все условия, чтобы компании могли почти полностью отказаться от бумажных документов в своей деятельности. Но инерция и консервативность как руководства многих организаций, так и рядовых сотрудников, все еще достаточно серьезно тормозит массовое появление электронных безбумажных офисов.
Мы видим решение этой проблемы в постоянном общении с руководителями всех уровней, с сотрудниками, которые задействованы в проекте, их обучении и, главное, повышении удобства и комфортности их работы после завершения проекта.
Если внедрение того или иного продукта не приводит к упрощению работы сотрудников, а наоборот привносит в их рабочий процесс множество новых операций, то такой проект обречен на провал.
Компания Kyocera Digital Solutions разработала свой инновационный подход к проектитрованию и внедрению безбумажного документооборота в компании, и готова предложить наше решение всем своим заказчикам.