Организация удалённой работы – это просто!
Умение компании работать в удалённом режиме является серьёзным конкурентным преимуществом на рынке. С этим уже никто не будет спорить, особенно после карантина 2020 года, когда многие компании столкнулись с новыми требованиями со стороны регуляторов. Выиграли те участники рынков, которые уже имели навыки удалённой работы и были готовы перестроить свои рабочие процессы под новые реалии.
Решение «KDS: Организация удалённой работы» поможет создавать эффективные удалённые рабочие пространства и организовать современную структуру работы с документами, сочетающей как офисные, так и удалённые процессы.
Какие преимущества получает компания у которой уже внедрены механизмы гибридной или удалённой работы:
Снижение расходов на аренду офиса
Эффективное использования рабочего времени за счёт высокой степени доступности сотрудников и исключения затрат времени на дорогу в офис
Улучшенные возможности быстрого открытия новых удалённых подразделений/региональных представительств
Высокая привлекательность компании для новых сотрудников
Повышение дисциплины у сотрудников, находящихся вне офиса
Напишите нам и мы предоставим вам готовое решение
Удаленная работа – методика внедрения
Основной целью построения системы удаленной работы в компании является возможность как отдельных сотрудников, так и компании целиком эффективно работать независимо от того, находятся ли сотрудники в офисе или находятся в дистанционном режиме. Также в подобных проектах необходимо понимать, как будут решены любые возникающие при внедрение проблемы, такие как трудности групповых коммуникаций, риски разрушения корпоративной культуры, отсутствие контроля использования рабочего времени, сложности доступа к корпоративным данным и другие.
Для решения поставленных задач, компания KYOCERA Digital Solutions применяет общепризнанную методологию, основанную на глубоком знании рынка и экспертных компетенциях.
В любом бизнесе мы можем выделить два контура управления и общения, которые должны быть упорядочены, при оптимизации работы компании:
Неформализованное. Нет четко прописанных регламентов и зон ответственности, есть большая инициатива в принятии ответственности и распределения ролей. При неформализованном управлении отсутствуют заранее прописанные точки контроля и ответственные за результат лица. К этому контуру относятся совещания, неформальное общение, неструктурированное управление задачами.
Формализованное. Есть четкие регламенты, распределенные зоны ответственности, имеются точки контроля хода исполнения регламента. К таким процессам можно применять методики непрерывного улучшения , поскольку в них могут замеряться количественные показатели качества. К этому контуру относятся задачи документооборота и управления бизнес-процессами.
Для автоматизации процессов, протекающих в этих контурах, используются совершенно различные программные системы, и перевод в удаленный режим для этих процессов различный.
Перевод неформализованных процессов в дистанционный режим с технологической точки зрения сегодня достаточно простая задача. Чаще всего, подобные программные продукты уже используются в организации, и основная задача, это связать их в единую систему. Это могут быть:
ПО для видеоконференций и презентаций
Таскменеджеры (организация и контроль личных задач и проектов сотрудника)
Модуль совещаний (постановка и контроль новых задач)
Проектный модуль (организация совместной работы)
Корпоративные чаты (корпоративная культура)
Профилировщики (фиксация работы с разными приложениями, начала и конца работы)
Нас же более интересует перевод в дистанционный режим процессов, которые могут быть формализованы, и по которым возможен контроль времени и качества. Формализованные процессы базируются на заранее описанных моделях, в которых определены роли пользователей, шаблоны документов и процессов - они не могут быть запущены сразу после подключения к тому или иному ПО, для запуска этих процессов требуется определенная регламентная и юридическая работа.
Ключевым продуктом для решения данных задач является Система Электронного Документооборота, спроектированная под конктретные задачи компании. Внедрение подобных систем помимо упрощения непосредственно документооборота, может частично закрывать и некоторые неформализованные процессы, объединяя их все в одну информационную систему. И даже если остаются процессы, которые выполнены на других программных продуктах, то в задачу внедрения входит интеграция этих персональных и групповых решений, с корпоративным решением уровня СЭД.
Главными задачами при внедрении СЭД мы видим организацию эффективных потоков работ (workflow), перевод документооборота в компании из бумажного в электронный вид, повышение удобства работы сотрудников и повышения контроля исполнительской дисциплины. Помимо внедрения СЭД, также потребуется нормативное обоснование для внедрения возможности удаленной работы, решение вопросов с достоверностью обмена документов и их юридической значимостью (через механизм электронных подписей), интеграция с операторами ЭДО дя внешнего обмена документами. Важным элементом всей системы является организация единой базы данных компании, с удобной структурой поиска информации и четким разграничением прав доступа для различных групп сотрудников.
Дополнительно, обычно мы настраиваем систему удаленной печати и сканирования, необходимую для комфортной работы с остающимися в компании бумажными документами, независимо от местоположения сотрудника.
Наше решение от Kyocera в перую очередь предназначено для автоматизации вышеописанных процессов. При этом оно обеспечивает удаленный доступ как к пользовательским функциям, так и к функциям управления с использованием Web-интерфейса, мобильного приложения и почтового клиента, а также предоставляя возможность удаленной работы администратора и настройщика систем.