Импорт документов

Пользователи могут импортировать информацию о документах с различных платформ, включая МФУ (многофункциональные принтеры), смартфоны, планшеты и электронную почту. Кроме того, пользователи могут извлекать и отправлять атрибутивную информацию в KYOCERA Smart Information Manager.

Например, при обработке счета-фактуры такая информация, как название компании, адрес, сумма счета и срок оплаты, может быть извлечена из документа и отправлена в KYOCERA Smart Information Manager для использования в рабочих процессах.

Кроме того, пользователи могут конвертировать свои документы из МФУ в PDF с возможностью поиска, MS Word, MS Excel и MS PowerPoint.

Управление документами

KYOCERA Smart Information Manager позволяет управлять всем жизненным циклом документа от импорта данных до использования, архивирования и удаления. Пользователи могут просматривать импортированные документы и редактировать атрибутивную информацию. Безопасность обеспечивается включением контроля доступа.

Поиск документов

В качестве альтернативы полнотекстовому поиску, выполнение которого часто занимает много времени и приводит к появлению нежелательных файлов, KYOCERA Smart Information Manager позволяет пользователям выполнять поиск с использованием фильтров. Например, при поиске счета-фактуры пользователь может указать определенную сумму платежа или дату выдачи, чтобы помочь уточнить результаты.

Автоматизированные рабочие процессы

Данные документов, импортированные из различных форматов, совместно используются в автоматизированных рабочих процессах, что позволяет организациям быстрее и точнее обмениваться информацией для распространения или утверждения. KYOCERA Smart Information Manager предлагает рабочие процессы для конкретных задач, которые могут быть настроены перед установкой в соответствии с потребностями пользователя, что обеспечивает простоту внедрения и использования независимо от навыков пользователя.